Sprawny przepływ informacji w małej i średniej firmie

Tak naprawdę to właśnie sprawny przepływ informacji w firmie warunkuje zarówno satysfakcję z pracy, komfort jej realizowania, jak i terminowość projektów i ich jakość. W przypadku problemów z dostępem do informacji pracownicy czują się zdezorientowani, nie wiedzą, jaką pracę mają wykonywać w pierwszej kolejności, mogą się czuć pominięci i tracą swój czas na to, aby ustalić na jakim etapie realizacji danego zadania są inni współpracownicy. Wszystko to prowadzi do chaosu, który ciężko jest uporządkować. Kluczem do poprawy takiej sytuacji jest zmiana sposobu zarządzania personelem oraz odpowiednie oprogramowanie wspierające pracę projektową w małych i średnich firmach. Takim oprogramowaniem jest na przykład JIRA Polskahttp://jirasolutions.pl/jak-usprawnic-przeplyw-informacji-w-malej-i-sredniej-firmie/.

Aby zespół mógł poczuć się zespołem

Problemy po pierwsze pojawiają się wszędzie tam, gdzie nie ma zespołu, a jest sam zbiór jednostek. W małych i średnich firmach często możemy mieć do czynienia z sytuacją, kiedy niewielka ilość pracowników sprawia, że nie zawiązuje się więcej niż jeden team, a każdy projekt zawsze realizują jedni i ci sami ludzie. Nie czują się oni jednak członkami zespołu, a przez to ich zaangażowanie może być niższe. Podstawową kwestią jest więc uświadomić im, że każdy z członków projektu jest tak samo ważny i potrzebny do jego realizacji. Dobrym rozwiązaniem jest wprowadzenie regularnych spotkań takiej grupy projektowej, podczas których każdy z pracowników relacjonuje przebieg wykonywania swojego zadania, mówi o ewentualnych problemach, zgłasza własne pomysły i propozycje. Takie spotkania pozwalają też szybko odnaleźć się w projekcie bez wypytywania każdego pracownika po kolei czym obecnie się zajmuje. Dodatkowo podczas takich spotkań grupa wytwarza wzajemne interakcje i więzi, które pozwolą jej stać się dobrze zorganizowaną jednostką.

Aby praca była usystematyzowana – JIRA Polska

Kolejnym, ważnym krokiem jest odpowiednie oprogramowanie. JIRA Polska to łatwa i niedroga do wdrożenia platforma, która znacznie ułatwia pracę projektową. Każdy z pracowników ma dostęp do platformy, gdzie wyświetlają się bieżące zadania, jakie ma zrealizować. Zadania mogą być dodawane przez innych, uprawnionych do tego współpracowników lub też kierownika projektu. W każdym zadaniu można precyzyjnie określić czego ono dotyczy, można dodać opis i ewentualne załączniki, a także można określić harmonogram jego realizacji. Dzięki takiemu zadaniowemu podejściu nic nie ma prawa się zgubić.

JIRA Polska stwarza także prosty sposób komunikacji na linii pracownik – pracownik, pracownik – kierownictwo bezpośrednio w samym narzędziu. Dodatkowo w programie każdy z pracowników może posiadać swoją kartotekę. Bardzo przydatne jest to, że przy realizowaniu danego projektu można do niego dodać na platformie jego pełną dokumentację. Wszystkie potrzebne materiały są więc zgromadzone w jednym miejscu. Ułatwia to orientację w projekcie, bo zawsze ktoś może czegoś zapomnieć z wyjściowych, podstawowych założeń projektu, a w takim przypadku taki pracownik ma możliwość wglądu do dokumentacji w dowolnym momencie. Takie rozwiązanie sprawdza się też przy wdrażaniu nowych osób do projektu, ale i w sytuacji, kiedy dany pracownik wraca do pracy po przerwie. Nie musi on chodzić i wypytywać innych o kwestie związane z projektem – wszystko, co jest mu potrzebne ma na platformie – dokumentację z podstawowymi założeniami, zadania do siebie przypisane wraz z opisem i ewentualną możliwość komunikacji z innymi za pomocą samej platformy. To narzędzie naprawdę sprawdza się w praktyce.

Add a Comment